วิธีการแปลงไฟล์ให้PDF

วิธีการแปลงไฟล์ให้PDF

วิธีการแปลงไฟล์ Word, ไฟล์ Excel หรือไฟล์รูปภาพ ให้เป็นไฟล์ PDF "เอกสาร PDF คืออะไร และมีประโยชน์อย่างไร" ลงไว้ในเว็บ e-HRIT.com (http://www.e-hrit.com/article_index.asp?id=040109)   เอกสาร PDF คืออะไร Portable Document Format (PDF) คือไฟล์ประเภทหนึ่งที่สร้างมาจากโปรแกรมประเภท PDF Creater สมัยก่อนเราจะรู้จักไฟล์ PDF ในชื่อของไฟล์ Acrobat เพราะถูกพัฒนาขึ้นจากทีมงานของ Adobe ด้วยโปรแกรมที่ชื่อ Adobe Acrobat คุณสมบัติเบื้องต้นของไฟล์ PDF คือ เป็นไฟล์งานที่แก้ไขไม่ได้ และรูปแบบไม่ผิดเพี้ยนไปจากต้นฉบับเดิม จึงเหมาะที่จะใช้สำหรับ การทำเอกสารตัวอย่าง, ใบเสนอราคา, Manual, Sample Picture โดยเฉพาะในการทำ e-Document, e-Paper หรือ e-Book เนื่องจากไฟล์ที่ได้มีคุณภาพสูง ไม่ผิดเพี้ยนจากต้นฉบับ และผู้ใช้ก็ไม่สามารถแก้ไขรายละเอียดในไฟล์ PDF นั้นได้ นอกจากนี้ ยังรองรับการอ่านข้อมูลผ่านทาง web page ได้ด้วย ทำไมต้องเป็นเอกสาร PDF สำหรับผู้ที่เคยพิมพ์งานโดยใช้ MS Word ไม่ว่าจะรุ่นไหนก็ตาม ปัญหาหนึ่งที่พบบ่อยๆ คือ เมื่อนำไฟล์งานที่พิมพ์จากเครื่องหนึ่ง เอาไปเปิดในอีกเครื่องหนึ่ง รูปแบบที่แสดงผลทางหน้าจอ หรืองานที่พิมพ์ออกมา จะไม่เหมือนกับตอนที่เราพิมพ์ในเครื่องแรก โดยเฉพาะเรื่องของการจัดรูปแบบ และแบบตัวอักษรที่เราเลือกใช้ ซึ่งถ้าเครื่องที่เรานำไฟล์ไปเปิดนั้น ไม่มีฟอนต์สวยๆ อย่างที่เราออกแบบไว้ (ใช้ฟอนต์แบบพิเศษที่มีเฉพาะในเครื่องเราเท่านั้น) ไฟล์เอกสารนั้นก็อาจจะกลายเป็นตัวอักษรประหลาด หรืออาจจะอ่านไม่เป็นภาษาก็ได้ ทำให้เราต้องเสียเวลามาจัดแต่งใหม่อีกครั้งหนึ่ง ตัวอย่างเช่น เอกสาร PDF จึงเป็นทางเลือกที่ได้รับความนิยมสูงสุด เนื่องจากคุณสมบัติเบื้องต้นของเอกสาร PDF คือแก้ไขไม่ได้ และรักษารูปแบบของเอกสารต้นฉบับไว้อย่างเหนียวแน่น ดังนั้น เอกสารหลายชนิดที่ต้องการให้ผู้รับ เห็นรูปแบบที่ไม่ผิดเพี้ยนไปจากต้นฉบับ และแก้ไขเนื้อหาภายในไม่ได้ เช่น คู่มือ, เอกสารแนะนำสินค้าหรือบริการ, แบบฟอร์มต่างๆ ที่เอาไว้ให้ลูกค้าดาวน์โหลด, เอกสารที่ต้องส่งแฟกซ์ (ผ่าน Modem) ให้ลูกค้าบ่อยๆ (เช่น แผนที่บริษัท) ตลอดจนเอกสารอื่นๆ ที่จะแนบไปกับอีเมล์ เพื่อให้ผู้รับนำไปเปิดดูได้เท่านั้น ไม่อนุญาตให้แก้ไข เอกสารเหล่านี้จึงควรทำเป็นรูปแบบ PDF วิธีการสร้างเอกสาร PDF รูปแบบไฟล์ PDF ได้รับการพัฒนาขึ้นโดย Adobe (ซึ่งมีชื่อเสียงในด้านโปรแกรมกราฟฟิค ที่รู้จักกันโดยทั่วไปได้แก่ PhotoShop) โดยเอกสารที่เรามีอยู่ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ MS Word, MS Excel, PowerPoint หรือรูปแบบใดก็ตาม สามารถแปลงไฟล์นั้นๆ ให้เป็นรูปแบบ PDF โดยใช้โปรแกรม Adobe Acrobat Distiller แต่ในปัจจุบัน มาตรฐาน PDF เป็นที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวาง จึงมีโปรแกรมที่ใช้สำหรับแปลงไฟล์เอกสารใดๆ ให้เป็นเอกสาร PDF เกิดขึ้นมากมาย เช่น 5D PDF Creater, Jaws PDF Creator, PrimoPDF เป็นต้น ซึ่งส่วนใหญ่สามารถหาดาวน์โหลดได้ทั่วไปจากอินเทอร์เน็ต มีทั้งที่เป็น Freeware และ Shareware ซึ่งเมื่อติดตั้งโปรแกรมเหล่านี้แล้ว จะมีรายชื่อเครื่องพิมพ์เพิ่มเข้ามา ซึ่งเป็นชื่อโปรแกรม PDF Creater ที่เราติดตั้งนั่นเอง ในการสร้างหรือการแปลงไฟล์เอกสารจากโปรแกรมใดๆ ให้เป็นเอกสาร PDF นั้น มีขั้นตอนที่ไม่ยุ่งยากอะไรเลย เหมือนกับเราสั่งพิมพ์งานตามปกติ จากโปรแกรมที่เรากำลังทำงานอยู่นั้น พูดง่ายๆ คือ ไฟล์อะไรที่พิมพ์ออกเครื่องพิมพ์ได้ ก็แปลงเป็นเอกสาร PDF ได้ทั้งนั้น เพียงแค่เราเลือกชื่อเครื่องพิมพ์ ให้เป็นชื่อโปรแกรม PDF Creater เท่านั้นเอง คุณสามารถเลือกหน้าที่จะพิมพ์ได้เช่นเดียวกับการพิมพ์งานปกติ จากนั้นก็สั่งพิมพ์ เมื่อเราสั่งพิมพ์ จะมีกรอบขึ้นมาเพื่อให้เราตั้งชื่อไฟล์ เราสามารถตั้งชื่อไฟล์ใหม่ หรือจะใช้ชื่อเดียวกับเอกสารต้นฉบับก็ได้ ใน PDF Creater บางโปรแกรม หากไฟล์ต้นฉบับเป็นภาษาไทย เวลามีกรอบตั้งชื่อปรากฎขึ้น จะมีชื่อที่อ่านไม่เป็นภาษาขึ้นมาด้วย ก็ไม่ต้องตกใจครับ คุณสามารถพิมพ์ชื่อใหม่ที่ต้องการใส่ทับลงไปได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นภาษาไทย หรือภาษาอังกฤษ แต่อย่าลืมใส่นามสกุล .pdf เข้าไปด้วยนะครับ จากนั้นก็เลือกโฟลเดอร์ ที่เราจะเก็บไฟล์เอกสาร PDF เพียงเท่านี้ เราก็ได้เอกสาร PDF ตามที่ต้องการแล้ว จะหาดาวน์โหลดโปรแกรม PDF Creater ได้จากที่ไหน นอกจาก Adobe Acrobat (ซึ่งเป็นโปรแกรมที่ต้องซื้อ) แล้ว ยังมีโปรแกรมอีกมากมาย ที่ใช้แปลงไฟล์เอกสารใดๆ ให้เป็น PDF สำหรับแหล่งที่เราสามารถไปดาวน์โหลดโปรแกรมประเภท PDF Creater มาใช้งานได้ฟรีนั้น เราสามารถค้นหาด้วย Google ซึ่งก็จะพบโปรแกรมที่ใช้สร้างเอกสาร PDF เป็นจำนวนมาก ผมเองก็เคยทดลองใช้มาบ้าง จึงขอแนะนำโปรแกรมที่น่าใช้งานสัก 2-3 ตัว ดังนี้ Free PDF Creator - PrimoPDF  เล็กกระทัดรัดและใช้งานได้ดี ดาวน์โหลดได้ที่ http://www.download.com/3000-10743_4-10770043.html CutePDF Writer ก็ลองไปดาวน์โหลดมาใช้ได้ ที่ http://www.cutepdf.com/download/CuteWriter.exe PDF995 ตัวนี้ก็ฟรี  ใครสนใจก็ไปดาวน์โหลดได้ที่ http://www.pdf995.com/download.html PDF4Free - Freeware - Create PDF for free เว็บนี้เพิ่งค้นพบใหม่ ยังไม่เคยดาวน์โหลดมาใช้งาน แต่ดูรวมๆ แล้วก็น่าสนใจดี 0http://www.pdfpdf.com/pdf4free.html PDF Online สำหรับตัวนี้มาแปลกกว่าคนอื่น จะทำงานแบบออนไลน์ คือคุณสามารถส่งไฟล์ข้อมูลไปแปลงเป็น PDF บนเว็บได้เลย ส่วนผลลัพธ์ที่แปลงแล้ว เขาจะส่งกลับมาให้คุณทางอีเมล์ (ยังไม่ได้ทดลองว่าเอกสารภาษาไทยจะใช้ได้หรือไม่) ลองแวะเข้าไปเยี่ยมชมได้ที่ http://www.pdfonline.com/convert_pdf.asp PDF Reader โปรแกรมสำหรับอ่านไฟล์ .pdf เมื่อเราได้เอกสาร PDF แล้ว เราจำเป็นต้องมีโปรแกรมที่ใช้อ่านไฟล์ PDF ด้วย ซึ่งโปรแกรมที่ได้รับความนิยมมากที่สุดคือ Adobe Acrobat Reader (สามารถเข้าไปดาวน์โหลดได้ฟรี ที่ http://www.adobe.com/)จะทำหน้าที่อ่านไฟล์ข้อมูลในรูปแบบ .pdf ที่ถูกสร้างมาจากโปรแกรมประเภท PDF Creator ดังที่กล่าวมาแล้วในตอนต้น เมื่อเราเปิดเอกสาร pdf ขึ้นมาดู เราสามารถที่จะทำการย่อ-ขยาย หรือใช้เมาส์เลื่อนไปมาได้ โดยที่ภาพยังดูชัดเจน สำหรับคนที่ชอบความรวดเร็วในการใช้งาน และไม่เปลืองทรัพยากรระบบมากนัก ก็ขอแนะนำโปรแกรมอีกตัวหนึ่ง ชื่อว่า FoxIT PDF Reader ซึ่งผมชอบใช้ตัวนี้ครับ โปรแกรมจะเปิดเร็วกว่า Adobe Acrobat Reader แถมยังมีขนาดที่เล็กกว่าด้วย ประหยัดหน่วยความจำไปได้เยอะเลย ถ้าสนใจลองไปหาดาวน์โหลดได้ที่ http://www.foxitsoftware.com/downloads/ ไม่ว่าเป็น Adobe Acrobat Reader หรือจะเป็น FoxIT PDF Reader หรือโปรแกรม PDF Reader อื่นๆ ตัวใดก็ตาม อย่างน้อยเราควรที่จะมีโปรแกรมนี้ติดเครื่องไว้บ้างนะครับ ถือเป็นโปรแกรมสามัญประจำเครื่องเลยก็ว่าได้ เพราะเอกสาร PDF ในปัจจุบันได้รับความนิยมอย่างแพร่หลาย วิธีง่ายๆ ที่เราจะตรวจสอบดูว่า ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเรา มีโปรแกรมประเภท PDF Reader ติดตั้งอยู่หรือไม่ ก็ให้สังเกตจากไอคอนของเอกสาร PDF ดังตัวอย่างในภาพที่ 5 ด้านบน หากมีไอคอนสีแดงแบบทางฝั่งซ้าย แสดงว่าเรามีโปรแกรม Adobe Acrobat แต่ถ้าเป็นไอคอนรูปแบบทางขวา ก็แสดงว่ามีโปรแกรม FoxIT Reader ติดตั้งอยู่ ซึ่งถ้าเราดับเบิลคลิกที่ไฟล์เอกสาร PDF ใดๆ โปรแกรม PDF Reader ก็จะเปิดไฟล์นั้นขึ้นมาทันที ทั้งโปรแกรม PDF Creater และโปรแกรม PDF Reader นับว่าเป็นอีกโปรแกรมหนึ่ง ที่น่าจะมีติดเครื่องไว้ เพราะในปัจจุบันนี้ มีเอกสารหลายอย่างที่อยู่ในรูปแบบ PDF โดยเฉพาะที่มีการดาวน์โหลดทางอินเทอร์เน็ต ส่วนใหญ่นิยมทำไว้ในรูปของไฟล์ PDF แทบทั้งสิ้น คุณอาจจะพลาดการรับรู้ข่าวสารดีๆ เพียงเพราะว่า ไม่มีโปรแกรมสำหรับเปิดอ่านเอกสารนั้นๆ ก็เป็นได้    การแปลงไฟล์ PDF เป็น MSWORD  มีหลายๆ ท่านต้องที่จะแก้ไข หรือคัดลอกบางส่วนของข้อความในเอกสารที่เป็นไฟล์ PDF ไปใช้กับเอกสารที่เป็น MSWORD แต่เพราะว่าไฟล์ที่มีรูปแบบ PDF นั้นจะไม่สามารถแก้ไขได้ และคัดลอกข้อความบางส่วนได้ ถ้าจะพิมพ์ใหม่ ก็ต้องใช้เวลานาน(เพราะจิ้มดีดเป็นส่วนใหญ่ ไม่ใช่พิมพ์ดีด)   ทางออกของเราก็คือ ใช้โปรแกรมสำหรับแปลงไฟล์ PDF เป็น WORD ซึ่งจะแนะนำอยู่ 2 โปรแกรม (เท่าที่ผมพบและทดลองใช้) คือ โปรแกรม Easy PDF to Word Converter และ โปรแกรม PDF2WORD ซึ่งโปรแกรมหลังนี้ เป็นภาษาไทย พัฒนาโดยคนไทย แต่มีข้อจำกัดคือ แปลงได้แค่ 5 หน้า  แต่ถ้าต้องการให้แปลงได้แบบไม่จำกัด ก็ต้องลงทะเบียนเสียเงินกับผู้พัฒนาเขา ขั้นตอนและวิธีการ ดาว์โหลดโปรแกรมแปลงไฟล์PDF เป็น WORD มาติดตั้งก่อน download : Easy PDF to Word Converter download : PDF2WORD วิธีการติดตั้งก็ง่ายๆ ไม่ยุ่งยาก จะข้ามขั้นตอนนี้ไป(เพราะคงทำเป็นทุกคนอยู่แล้ว) เมื่อติดตั้งเสร็จ ก็มาเริ่มการแปลงไฟล์กันได้เลย โดยเรียกโปรแกรมขึ้นมา  ดับเบิลคลิกที่ไอคอนนี้ 4. คลิกที่ปุ่ม OPEN 5. เลือกไฟล์ PDF ที่ต้องการแปลง แล้วคลิกปุ่ม เปิด(OPEN) ดังรูป 6. เสร็จแล้ว ให้ใส่ชื่อไฟล์wordที่ต้องการบันทึก การแปลงไฟล์  แล้วคลิกปุ่มบันทึก(Save) ข้อสังเกตุ : นามสกุลของไฟลเวิร์ด์ที่แปลง เป็น .rtf 7. โปรแกรมจะเริ่มแปลงไฟล์ ถ้าเอกสารมีจำนวนมาก ก็จะใช้เวลานาน แต่ถ้ามี 1-2 หน้า จะใช้เวลาไม่เกิน 1 นาที 8. เมื่อแปลงเสร็จ โปรแกรมจะแจ้งสถานะ ดังรูป ให้คลิกปุ่ม ตกลง(OK) เป็นอันเสร็จการแปลงไฟล์ 9. เปิดไฟล์ที่แปลงขึ้นมา ซึ่งมีนามสกุลเป็น .rft ไม่ใช่ .doc นะครับ อย่าลืม จากตัวอย่าง ไฟล์ที่แปลงแล้วเป็นชื่อ ทดสอบpdf2word.rtf  เมื่อเปิดขึ้นมาจะเป็นดังนี้ จะเห็นได้ว่า ภาษาไทยจากที่แปลงมาจะเป็น ตัวภาษาที่อ่านไม่ออก ไม่เป็นภาษาไทยเหมือนต้นฉบับ [ คลิกดูต้นฉบับของไฟล์ PDF ] หมายเหตุ : โปรแกรมที่ใช้ทดสอบเป็น MSWord XP จึงได้ผลออกมาดังรูป   แต่ถ้าเปิดด้วย MsWord 97 จะได้ผลดังนี้     10. ให้ทำแถบสีเลือกข้อความที่เป็นตัวภาษาแปลกนั้น โดย คลิกปุ่มซ้ายเมาส์ค้างไว้ แล้วลาก เลือกข้อความที่ต้องการ จะได้ดังรูป 11.จากนั้น ให้คลิกที่Toolbar เลือกรูปแบบของFONT ให้เลือก Font ตระกูล DB หรือ DSU ก็จะได้ เป็นภาษาไทยดังรูป จากที่ได้ทดลองใช้โปรแกรม MSWORD เปิดไฟล์ ที่แปลงมา ทำการเพิ่มเติ่มสระต่างๆ ที่โปรแกรมแปลงมาให้ไม่ครบ... แล้วก็บันทึกเป็น นามสกุล .Doc สรุป... ปัญหาที่ยังพบ.. คือ สระบางตัวหายไป ซึ่งอาจจะเป็นเพราะ ภาษาไทย มีระดับการเขียน 5 ชั้น เลยทำให้แปลงออกมาได้ไม่ตรง   แม้โปรแกรมอาจจะยังแปลงไฟล์ที่เป็นภาษาไทยได้ไม่ดีนัก แต่ก็คงพอช่วยให้เราประหยัดเวลาในการที่ต้องมานั้งพิมพ์ใหม่